Le temps est l'une des ressources les plus précieuses que nous possédons.
La manière dont vous gérez votre temps peut faire la différence entre le succès et la stagnation. Dans un monde en constante évolution, il est crucial de maximiser chaque moment pour atteindre nos objectifs et réaliser nos rêves.
Dans cet article, nous explorerons quelques stratégies efficaces pour optimiser votre temps et ainsi augmenter vos chances de réussite.
Avant, avec la proximité physique que nous avions, il était assez facile de voir et ressentir l’état émotionnel de vos collaborateurs, mais demain comment continuer à garder cette proximité malgré la distance?
Partout les entreprises dont l’activité le permet se sont mises à travailler à distance avec leurs collaborateurs pour limiter la propagation du virus.
La majorité d’entre elles n’étaient pas prêtes à vivre une telle crise et continuent à ajuster leur organisation du travail au fil de l’eau. Mais une phase télétravail contraint, sans préparation et parfois avec une culture d’entreprise qui n’est pas adaptée présente des défis uniques. Surtout pour les dirigeants, les managers en première ligne et la fonction RH. Zest maîtrise ces enjeux de travail à distance et nous vous partageons ici quelques conseils pour s’en sortir rapidement.
Il existe de nombreuses règles orales et tacites dans chacune de vos organisations. Avec la distance beaucoup de ces règles doivent changer et vous devez mettre en place de nouvelles manières de communiquer. Par exemple, quel est l’équivalent d’une «tape sur l’épaule» lorsque vous travaillez à distance ? En tant que manager, il est important de rétablir ces points de contacts très tôt pour assurer une communication efficace au sein de votre équipe.
Et ça passe par la digitalisation des outils !
Asana : pour la planification et gestion de projet
Slack : pour les conversations internes par thématiques et en quasi instantané
Zoom : pour faire des réunions vidéo
Zest : pour mesurer le niveau de stress, faire des points réguliers, suivre les objectifs et partager des idées
Google Drive ou Dropbox Paper : pour travailler sur des documents en ligne en mode collaboratif
Figma : pour faire du design en ligne en mode collaboratif
Discord : pour meeting audio en continu
Attention, mettez des limites dans vos pratiques de communication, valoriser la déconnexion (lire l’article)
Les membres de votre équipe ne peuvent pas venir dans votre bureau à tout moment pour échanger sur les projets en cours. C’est pourquoi il est très important de maintenir vos rituels managériaux ou mettre en place des points réguliers avec eux.
Par exemple, chez Zest toute l’équipe a l’habitude de se retrouver pour un “stand up” chaque début de semaine et de faire des points par pôle une fois par semaines au minimum. Aujourd’hui nous sommes passés à 2 Stand up meetings en vidéo et des points par équipes tous les deux jours. Cela permet d’assurer une transition plus fluide vers un travail à distance en full time.
Nous utilisons Zest pour écouter le ressenti de nos équipes.
Le partage de l’humeur monitore en temps réel et créé un système d’alerte.
Des sondages réguliers sur l’impact du Coronavirus aident au diagnostic et au suivi par population.
Et permettent en quelques heures d’alimenter les décision stratégiques ou opérationnelles et de vérifier leur compréhension auprès de tout le monde.
Les points réguliers nous permettent aussi :
d’échanger sur les ressentis sur lesquels le collaborateur s’exprime
faire des feedbacks et passer à l’action
AsanaSlackAsanasondages réguliers sur AsanaZoomZestDropbox PaperGoogle DriveFigmaDiscordécouterDiscordLa définition et le suivi collaboratif des objectifs, ainsi que les points réguliers permettent un pilotage et une collaboration opérationnelle efficace.
Pour en savoir plus sur comment on vous accompagne à relever ces challenges en temps de crise via un package de gestion de crise c’est par ici.
Développez la créativité de vos équipes, aidez-les à “penser hors de la boite”
Des réunions d’équipes en vidéo, avec des outils comme Zoom largement démocratisé depuis le début de la crise. Cela vous permettra de recréer du lien et d’établir un contact visuel le plus proche d’une interaction en personne. N’hésitez cependant pas à alterner avec des appels classiques car le cadre vidéo n’est pas idéal pour tout le monde et peut créer à la longue une certaine forme de lassitude.
L’outil Discord est la façon la plus simple de communiquer par voie orale que nous avons pu expérimenter. Nous l’utilisons également à la manière de « pause café virtuelle » pour échanger en équipes et recréer du lien.
Vous ne pouvez pas être en réunion tout le temps avec votre équipe – et vous ne devriez pas non plus – alors mettez en place une communication asynchrone. Mais lorsque vous posez une question, ne vous attendez pas à une réponse immédiate.
Des outils comme Zest, Google Drive ou Dropbox Paper vous permettent une communication asynchrone avec votre équipe. Au lieu de réserver une réunion pour discuter d’un problème, pourquoi ne pas travailler ensemble sur un document partagé ? Vous pouvez demander une réponse, un commentaire ou encore faire des suggestions. Et tous les contributeurs ont accès simultanément aux mêmes informations.
Ensemble, vous pouvez arriver à mener certains projets à bien, sans jamais avoir à organiser de réunion.
Commencez à tout enregistrer dans un endroit accessible par votre équipe. Nous utilisons Dropbox pour cela, mais même un dossier Google Drive fonctionnera.
Par exemple, dans certaines organisations ils enregistrent leurs réunions “ all hands “ et les diffusent sur une chaîne privée de Youtube pour garder un historique.
Cette période est stressante pour tout le monde. Faites preuve de patience et d’empathie et essayez de mettre en place des rituels amusants pour votre équipe. Un peu de légèreté fera du bien à tout le monde ! Profitez de ces opportunités pour construire et renforcer la relation avec votre équipe.
“Random coffee” sur Slack vous attribue des Buddy de pause café chaque jour ! Sur le même principe, les apéro visio en fin de journée sur Zoom pour se changer les idées, encore une fois largement démocratisé.
Chez Zest, on utilise aussi notre application pour suggérer de nouvelles idées!
Et sur Dropbox Paper, c’est notre responsable Produit qui a mis en place un document pour partager des ressources pour faire du sport, se détendre, se cultiver… Chacun met à disposition ses idées pour se divertir en dehors des heures de travail !
Nous espérons que ces éléments pourront vous aider à gérer la crise plus sereinement et commencer à instaurer une culture du travail à distance sur le plus long terme si besoin.
“Plus de 300% de progression pour le téléchagement de certaines applications!”
D'après une étude, le nombre de téléchargements de l'application mobile de Microsoft Teams a bondi de 305 % uniquement en France durant la semaine du 8 mars dernier, quand ceux de l'application de visioconférence Zoom et de Google Hangouts Meet ont progressé de 155 % et 160 %.. De quoi donner des idées aux structures qui ne les auraient pas encore adoptés.
Prenez soin de vous et de vos équipes.
Philippe Zinser, Happyculteur RH
Vous aimeriez en savoir plus, consultez notre site ou contactez-nous.
Président de l’Institut G9+, un groupe de réflexion créé en 1995 dans le domaine du numérique, et ex-directeur innovation produits et services chez Orange, Luc Bretones milite en faveur de l’inversion de la pyramide hiérarchique dans le processus décisionnel. Sa réflexion : pourquoi une autorité éloignée prendrait-elle des décisions ayant une incidence sur des collaborateurs dont elle ne connaît pas à 100% le périmètre, les missions ou les habitudes de travail ? Une distribution de l’autorité comme leitmotiv managérial, avec ses avantages et ses limites à affronter, pour mieux les déjouer. Retour d’expérience avec le principal intéressé.
"Il n’y a pas une seule façon de prendre une bonne décision mais plusieurs. Sans pour autant que l’une soit meilleure que l’autre. On peut décider par intuition, à la majorité, par consensus et même à pile ou face… On se sert d’une méthode ou d’une autre en fonction de l’équipe et du moment. Quelle que soit la méthode pour laquelle on opte, le choix doit être établi de manière transparente et susciter l’engagement des collaborateurs pour être efficace.
>> A lire aussi - Bien-être au travail : et si on se libérait du modèle hiérarchique
J’ai été manager chez Orange pendant près de vingt ans, j’ai expérimenté toutes les méthodes et j’ai fini par inverser la pyramide hiérarchique en distribuant l’autorité dans l’équipe : chaque collaborateur a la possibilité de prendre à tout moment les décisions qu’il juge nécessaires pour lui. L’équipe n’est plus subordonnée à un manager, elle est redevable à un groupe, ce qui incite chacun à être plus attentif à son choix pour ne pas mettre en danger ses collègues. Dans ce processus inversé, beaucoup pratiquent la prise de décision par consentement. C’est-à-dire qu’ils soumettent leur proposition aux personnes concernées au premier chef, qui peuvent à leur tour y faire des objections, y apporter des améliorations.
Ce processus avance par itération jusqu’à ce que la proposition soit acceptable. L’application de cette approche à chaque décision évite les changements brusques, qui font perdre du temps et de l’argent à l’entreprise. Mais ce n’est pas une garantie de succès. J’y ai eu recours lorsqu’on cherchait à lancer de nouveaux produits, et, si certains ont été des réussites, par exemple le lancement d’une clé permettant de retrouver toute son offre télé sur un second téléviseur, d’autres étaient trop en avance sur leur temps, bien que plébiscités, tels les navigateurs Web sur l’écran de télévision, dont les utilisateurs ne se sont pas servis, jusqu’à l’arrivée des plateformes comme Netflix.
Bien souvent, les décisions prises par consensus nécessitent trop de temps puisqu’il faut convaincre toutes les parties intéressées, et n’importe qui ayant un droit de veto a le pouvoir de les bloquer. Certaines entreprises libérées ont créé leur propre processus décisionnel pour gagner en vitesse. L’agence de conseil Semawe a mis en place un trio composé d’un porteur de décision, d’un expert et d’un avis extérieur. C’est une démarche intéressante, car le regard extérieur apporte une touche de prudence ou au contraire un regain d’assurance. Tous leurs processus de prise de décision sont exposés sur une plateforme holaSpirit, adaptée à leur logique d’autorité distribuée.
Quand la boîte à idées est vide, il arrive que l’on se tourne vers une méthode plus extrême. Comme attendre que quelqu’un d’autre prenne la décision à notre place. Ou alors de décider à pile ou face… Une méthode qui peut paraître étonnante, mais des études scientifiques sur les choix pris au hasard font état de résultats qui ne sont pas si mauvais. C’est en tout cas un moyen de gagner du temps !
Personnellement, ma meilleure solution lorsque j’étais à sec a été le concours d’idées. En particulier à un moment où l’une de mes équipes de terrain était très mal notée par les clients. Celle-ci a été invitée à participer à un brainstorming. La solution la plus créative est venue d’un manager de terrain, qui n’aurait pas osé s’exprimer dans un autre contexte. Il avait constaté que, lorsqu’on répare la connexion Internet d’un client, les trois jours suivants sont décisifs pour savoir si l’intervention a fonctionné.
Il a proposé d’acheter des répondeurs et de munir les techniciens de cartes de visite qu’ils remettraient aux clients, en leur expliquant qu’il fallait laisser un message à ce numéro si leur connexion retombait en panne dans les trois jours. Le message serait immédiatement transmis au technicien, qui procéderait rapidement à une seconde intervention. Avec cette idée, on a devancé le service client de la concurrence ! Le client était heureux de revoir le même technicien, et ce dernier apprenait de ses propres erreurs.
>> A lire aussi - Un manager peut-il avouer à ses collaborateurs qu'il s'est trompé ?
Quoi qu’il en soit, il ne faut pas sous-estimer les décisions autocratiques, qui se révèlent parfois efficaces pour trancher en situation de crise, mais pas seulement. Je m’en suis servi pour imposer à mes équipes le lean start-up, une méthode agile internationale, adaptée aux projets innovants au commerce. Au lieu de susciter de la résistance, comme je l’avais imaginé, l’idée a été bien reçue ! Grâce à cette approche, les équipes ont appris le langage des startup et engagé des interactions entre elles.
En revanche, j’ai échoué avec d’autres décisions autoritaires, comme, par exemple, celle de se limiter aux déplacements en seconde classe pour baisser les coûts. Mes collaborateurs m’ont fait valoir plus tard que le mieux était de fixer un budget annuel de mobilité à chaque équipe. Etonnamment, les équipes préfèrent limiter le nombre de voyages plutôt que la classe. Il est vrai que les collaborateurs sont parfois amenés à voyager en urgence, lorsqu’il ne reste que des billets en première ! Par la suite, je les ai laissés gérer librement leur budget repas ainsi que leurs propres dotations en matériel (téléphone, etc.).
Des décisions qu’on croit bonnes mais qui ne le sont finalement pas, il y en a plein. Par exemple, lors d’une réorganisation, c’est en mettant en situation une personne que l’on peut savoir si elle est compétente dans son poste. Il m’est arrivé de confier des rôles de management à des experts (en développement informatique, en intervention terrain, etc.) et de commettre une double erreur. D’une part, ils n’étaient pas faits pour de telles responsabilités et, d’autre part, on a gâché leur expertise.
Penser que pour réussir sa carrière il faut devenir manager est un dogme qui, comme beaucoup d’autres (changer de poste tous les trois ans, etc.), nous amène à prendre de mauvaises décisions pour notre équipe. Il faut toujours appliquer le cas par cas sans oublier le droit à l’erreur. Bien que les écoles perpétuent le plus souvent un management traditionnel, il est important que les nouvelles générations se nourrissent du témoignage de leaders expérimentés, qui ont pu apprécier les bénéfices de l’inversion de la pyramide."
Biographie de Luc Bretones, président de Purpose for Good
1996 : diplôme d’ingénieur à l’Ecole centrale de Marseille
1998 : MBA à l’Essec Business School
2000-2019 : manager chez France Télécom Orange
2019 : président de l’Institut G9+
2019 : création de Purpose for Good, entreprise dans le domaine du conseil et de l’événementiel
2020 : auteur du livre L’Entreprise nouvelle génération (Eyrolles, parution le 14 mai) et organisateur du sommet du même nom
Qui va prendre des bonnes décisions ? C’est nous !
"Parler des décisions à prendre avec les personnes concernées, c’est mieux ! La transparence est nécessaire pour qu’une décision soit acceptée par les équipes.
Distribuer l’autorité dans l’équipe, c’est mieux quand c’est possible. Chaque collaborateur devrait pouvoir prendre à tout moment les décisions qu’il juge nécessaires pour lui. Cela recentre l’engagement de l’équipe sur le collectif plutôt que sur un responsable hiérarchique.
La prise de décision par consentement évite beaucoup de dangers à l’entreprise : on soumet une proposition aux personnes concernées. Elles présentent leurs objections et on retravaille l’idée jusqu’à ce qu’elle soit jugée acceptable pour tous.
On peut s’inspirer du trio de décision mis sur pied par l’agence de conseil Semawe et solliciter un avis extérieur avant de trancher. Intéressant d’avoir un regard nouveau.
Penser à avoir recours au concours d’idées pour engager toute l’équipe.
Décider seul peut être efficace pour trancher en situation de crise. Néanmoins, il faut toujours appliquer le cas par cas.
Quand on s’est trompé, on l’admet ! Oui, le manager a le droit à l’erreur et doit apprendre à revenir vite sur ses choix lorsqu’ils se révèlent erronés."
Source : Capital avec management
D’un point de vue philosophique comme économique, l’entreprise a tout intérêt à cultiver le bonheur au travail. Une étude conduite par le MIT et Harvard montre que les salariés heureux sont deux fois moins malades, 31 % plus productifs et 55 % plus créatifs.
Pour la génération des Millenials, qui représentera 75 % des actifs en 2025 d'après une étude WoMen’Up, le bien-être est le premier critère de fidélité envers une entreprise. La question n’est donc pas "faut-il être heureux au travail ?", mais plutôt "comment le cultiver ?" Il n’existe pas de recette magique pour y parvenir ! La mission des dirigeants est donc de trouver la meilleure formule, qui relève davantage de la confiance que d’un budget baby-foot.
La clarté est l’un des piliers du bonheur au travail. Il s’agit d’abord de donner du sens, pour que chacun sache pourquoi il travaille, et de préciser les objectifs de l’entreprise. La méthode OKR, adoptée par de nombreuses entreprises tech, permet de motiver ses équipes autour d’un but commun en partageant les objectifs d’entreprise, d’équipes et individuels. Elle repose sur la définition et le partage d’objectifs (par exemple fidéliser les clients), explicitées par des résultats-clés (comme augmenter de 1 % le taux de renouvellement). Tout le monde a ainsi en tête en permanence la direction à suivre et ce que cela signifie concrètement.
D’après l’enquête 2019 de ChooseMyCompany , l’un des premiers critères du bonheur au travail est de voir l’impact de son travail sur la réussite de l’entreprise. Cela passe par des descriptions de poste précises pour que chaque collaborateur soit conscient du périmètre de son poste et de son impact sur les objectifs de l’entreprise. En étant conscient de ce qui est attendu de son travail et de comment ce dernier participe à l’atteinte des objectifs de l’entreprise, le collaborateur développe un sentiment d’utilité et de bien-être.
Enfin, le cadre de l’entreprise doit lui aussi être suffisamment clair pour permettre à chacun de connaître sa marge de manœuvre, tant en termes de décision (par exemple l’autonomie d’un commercial lors d’une négociation) qu'en terme de posture à adopter. À quelles valeurs se référer pour recruter ? Quels sont les critères de validation d’une période d’essai ? Quels sont les horaires attendus de la part des cadres ? Est-il acceptable de déjeuner une raclette dans un open space ? L’explicitation et le partage de la culture d’entreprise sont aussi importants que la définition de règles à respecter pour bien vivre ensemble.
Établir une relation de confiance
Une fois les objectifs et le cadre définis, toutes les conditions sont réunies pour offrir de la liberté dans l’organisation du travail. En effet, les salariés portent de plus en plus d’attention à la flexibilité et à la liberté que leur offre leur employeur. Des horaires de travail flexibles et adaptés au rythme de vie de chacun, et la possibilité de faire du télétravail, sont un bon début. Avoir une salle disponible à l’heure du déjeuner pour la sieste plaît beaucoup aussi !
Les aménagements imposent cependant de faire confiance à ses équipes et de partager la prise de décision. Dans son livre "Reinventing organizations ", Frédéric Laloux encourage les entrepreneurs à donner plus d’autonomie à leurs collaborateurs, pour libérer les énergies et la créativité. Cela peut se matérialiser par des modes alternatifs de prise de décision, comme la sollicitation d’avis. Le principe : toute personne est habilitée à prendre n’importe quelle décision dans l’entreprise, du moment qu’elle sollicite l’avis de ceux qui sont concernés et des spécialistes du sujet.
L’intelligence collective, en permettant à chacun d’exprimer ses idées sur un pied d’égalité, est également un puissant moteur de co-créativité qui peut apporter des axes d’amélioration insoupçonnés. Comme disait Aristote : "La totalité est plus que la somme des parties" !
Cette confiance collective permet aussi de se remettre en cause régulièrement à tous les niveaux de l’entreprise. À la clé, une agilité décuplée et une progression rapide de l’ensemble de l’équipe.
Le sentiment de progresser et d’apprendre est l’un des principaux facteurs de bonheur au travail. Les entreprises où les salariés sont les plus heureux ont souvent le point commun d’investir dans la formation des équipes. Des équipes formées, ce sont des équipes plus performantes, mais aussi plus motivées, car stimulées intellectuellement au quotidien. Les moyens pour permettre à chacun d’évoluer sont nombreux et souvent peu coûteux, comme les sessions d’échange de savoirs entre collègues (ou "Peer Learning").
Les dirigeants ont également la charge de travailler la qualité des relations entre collègues, de plus en plus importante pour l’épanouissement des salariés. Cela passe notamment par une attitude bienveillante et cohérente de la part des dirigeants. Ils ont la responsabilité d’incarner les valeurs de l’entreprise et de prendre toutes leurs décisions de façon exemplaire. Quoi de plus porteur que de voir son dirigeant ou son manager en action ?
Le manager doit également savoir formuler des demandes justes, bienveillantes et exigeantes pour tirer ses équipes vers le haut. Quel salarié pourrait être heureux, auprès d’un manager ne faisant – ou ne demandant – jamais de feedback ? 62 % des salariés associent d’ailleurs feedback et bonheur au travail, selon une enquête Happy At Work 2019 par ChooseMyCompany.
Dès lors qu’une relation de confiance est instaurée, il devient possible de se parler franchement pour apprécier la qualité du travail de l’autre et le faire monter en compétences. Des méthodes facilement applicables existent pour fluidifier les échanges, comme la communication non violente (CNV). Elle vise à bâtir des relations fondées sur la clarté, l’empathie, la coopération harmonieuse et le respect de soi et des autres… le terreau idéal pour construire une culture du feedback, en toute bienveillance.
Une fois que le bonheur par le travail est en place, l’organisation d’événements réguliers permet de cultiver le bonheur collectif : goûters ou apéros hebdomadaires, déjeuners d’équipes ou séminaires d’entreprise. Un événement convivial renforce l’esprit joyeux et célèbre les avancées, petites ou grandes : projet réussi, nouvel arrivant, contrat signé !
Finalement, le bonheur au travail est un Graal accessible à tous. Il repose sur la mise en place d’actions concrètes et, surtout, sur la conviction que l’humain reste la priorité dans l’entreprise. Dirigeants et managers, à vous de jouer !
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Source : Les échos
Par Philippe Chazalon (Co-fondateur et co-CEO d’UpSlide)
