Découvrez les nouvelles pratiques et outils pour le travail à distance!

Hier, nous allions travailler, aujourd’hui travailler ne signifie plus obligatoirement se déplacer!

Donc, si l’environnement change nous devons réinventer les règles, les pratiques et utiliser les bons outils qui vont soutenir ces transformations!

Avant, avec la proximité physique que nous avions, il était assez facile de voir et ressentir l’état émotionnel de vos collaborateurs, mais demain comment continuer à garder cette proximité malgré la distance?

Partout les entreprises dont l’activité le permet se sont mises à travailler à distance avec leurs collaborateurs pour limiter la propagation du virus.

La majorité d’entre elles n’étaient pas prêtes à vivre une telle crise et continuent à ajuster leur organisation du travail au fil de l’eau. Mais une phase télétravail contraint, sans préparation et parfois avec une culture d’entreprise qui n’est pas adaptée présente des défis uniques. Surtout pour les dirigeants, les managers en première ligne et la fonction RH. Zest maîtrise ces enjeux de travail à distance et nous vous partageons ici quelques conseils pour s’en sortir rapidement.

#1 Établissez de nouvelles règles de communication avec votre équipe

Il existe de nombreuses règles orales et tacites dans chacune de vos organisations. Avec la distance beaucoup de ces règles doivent changer et vous devez mettre en place de nouvelles manières de communiquer. Par exemple, quel est l’équivalent d’une «tape sur l’épaule» lorsque vous travaillez à distance ? En tant que manager, il est important de rétablir ces points de contacts très tôt pour assurer une communication efficace au sein de votre équipe.

Et ça passe par la digitalisation des outils !

• Asana : pour la planification et gestion de projet 

• Slack : pour les conversations internes par thématiques et en quasi instantané 

• Zoom :  pour faire des réunions vidéo

• Zest : pour mesurer le niveau de stress, faire des points réguliers, suivre les objectifs et partager des idées

• Google Drive ou Dropbox Paper : pour travailler sur des documents en ligne en mode collaboratif

• Figma : pour faire du design en ligne en mode collaboratif

• Discord : pour meeting audio en continu

 Attention, mettez des limites dans vos pratiques de communication, valoriser la déconnexion (lire l’article)

#2 Maintenir les rituels managériaux et multiplier les réunions d’équipe pour s’assurer d’embarquer tout le monde

Les membres de votre équipe ne peuvent pas venir dans votre bureau à tout moment pour échanger sur les projets en cours. C’est pourquoi il est très important de maintenir vos rituels managériaux ou mettre en place des points réguliers avec eux.

Par exemple, chez Zest toute l’équipe a l’habitude de se retrouver pour un “stand up” chaque début de semaine et de faire des points par pôle une fois par semaines au minimum. Aujourd’hui nous sommes passés à 2 Stand up meetings en vidéo et des points par équipes tous les deux jours. Cela permet d’assurer une transition plus fluide vers un travail à distance en full time.

Nous utilisons Zest pour écouter le ressenti de nos équipes.

• Le partage de l’humeur monitore en temps réel et créé un système d’alerte. 

• Des sondages réguliers sur l’impact du Coronavirus aident au diagnostic et au suivi par population. 

• Et permettent en quelques heures d’alimenter les décision stratégiques ou opérationnelles et de vérifier leur compréhension auprès de tout le monde.

Les points réguliers nous permettent aussi :

• d’échanger sur les ressentis sur lesquels le collaborateur s’exprime

• faire des feedbacks et passer à l’action

AsanaSlackAsanasondages réguliers sur AsanaZoomZestDropbox PaperGoogle DriveFigmaDiscordécouterDiscordLa définition et le suivi collaboratif des objectifs, ainsi que les points réguliers permettent un pilotage et une collaboration opérationnelle efficace.

Pour en savoir plus sur comment on vous accompagne à relever ces challenges en temps de crise via un package de gestion de crise c’est par ici.

 Développez la créativité de vos équipes, aidez-les à “penser hors de la boite”

Des réunions vidéo, mais pas que

Des réunions d’équipes en vidéo, avec des outils comme Zoom largement démocratisé depuis le début de la crise. Cela vous permettra de recréer du lien et d’établir un contact visuel le plus proche d’une interaction en personne. N’hésitez cependant pas à alterner avec des appels classiques car le cadre vidéo n’est pas idéal pour tout le monde et peut créer à la longue une certaine forme de lassitude.

Pour des projets qui nécessitent une interaction en continue

L’outil Discord est la façon la plus simple de communiquer par voie orale que nous avons pu expérimenter. Nous l’utilisons également à la manière de « pause café virtuelle » pour échanger en équipes et recréer du lien.

#3 Adoptez la communication asynchrone

Vous ne pouvez pas être en réunion tout le temps avec votre équipe – et vous ne devriez pas non plus – alors mettez en place une communication asynchrone. Mais lorsque vous posez une question, ne vous attendez pas à une réponse immédiate.

Des outils comme Zest, Google Drive ou Dropbox Paper vous permettent une communication asynchrone avec votre équipe. Au lieu de réserver une réunion pour discuter d’un problème, pourquoi ne pas travailler ensemble sur un document partagé ? Vous pouvez demander une réponse, un commentaire ou encore faire des suggestions. Et tous les contributeurs ont accès simultanément aux mêmes informations. 

Ensemble, vous pouvez arriver à mener certains projets à bien, sans jamais avoir à organiser de réunion.

 #4 Documentez tout!

Commencez à tout enregistrer dans un endroit accessible par votre équipe. Nous utilisons Dropbox pour cela, mais même un dossier Google Drive fonctionnera.

Par exemple, dans certaines organisations ils enregistrent leurs réunions “ all hands “ et les diffusent sur une chaîne privée de Youtube pour garder un historique.

#5 S’amuser et renforcer les liens pour recréer l’ambiance de la machine à café

Cette période est stressante pour tout le monde. Faites preuve de patience et d’empathie et essayez de mettre en place des rituels amusants pour votre équipe. Un peu de légèreté fera du bien à tout le monde ! Profitez de ces opportunités pour construire et renforcer la relation avec votre équipe.

“Random coffee” sur Slack vous attribue des Buddy de pause café chaque jour ! Sur le même principe, les apéro visio en fin de journée sur Zoom pour se changer les idées, encore une fois largement démocratisé.

Chez Zest, on utilise aussi notre application pour suggérer de nouvelles idées!

 Et sur Dropbox Paper, c’est notre responsable Produit qui a mis en place un document pour partager des ressources pour faire du sport, se détendre, se cultiver… Chacun met à disposition ses idées pour se divertir en dehors des heures de travail !

Nous espérons que ces éléments pourront vous aider à gérer la crise plus sereinement et commencer à instaurer une culture du travail à distance sur le plus long terme si besoin.

“Plus de 300% de progression pour le téléchagement de certaines applications!”

D'après une étude, le nombre de téléchargements de l'application mobile de Microsoft Teams a bondi de 305 % uniquement en France durant la semaine du 8 mars dernier, quand ceux de l'application de visioconférence Zoom et de Google Hangouts Meet ont progressé de 155 % et 160 %.. De quoi donner des idées aux structures qui ne les auraient pas encore adoptés.

 Prenez soin de vous et de vos équipes.

Philippe Zinser, Happyculteur RH

Vous aimeriez en savoir plus, consultez notre site ou contactez-nous.

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Génération Y : les nouvelles règles de l’engagement au travail

Vous connaissez le sketch qui a été visionné plus de 4 millions de fois sur YouTube, le “Millénial Job Interview” (entretien d’embauche, génération Y) ?

La candidate en question a 20 ans d’âge et 20/20 en amour propre… malgré son peu de compétences. Microsoft Excel, “connais pas.” Arriver au travail avant 10h45, “non merci, pas pour moi.” Elle est accro au chai latte et aux compliments (sur elle, pas sur les autres).

Égoïste, paresseux, et pire… Les clichés sur la génération Y, on les voit venir. Mais en réalité, les personnes nées entre 1980 et 2000, dits les “Millenials,” n’ont pas que leur compétences Twitter à offrir aux entreprises. (Quoique, le millénial obsédé par les réseaux sociaux, c’est un peu vrai.)

Les générations Y sont une force montante dans le monde du travail. Ils représentent plus d’un tiers de la population active en France, et jusqu’à 50% d’ici 2020 (France Info).

Nos collègues les Millenials ne ressemblent pas tout à fait à leurs parents (les baby-boomers) ni à la génération X. Ils accordent beaucoup d’importance à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Leurs projets de carrière sont eux aussi différents de ceux de leurs aînés (eh oui, ils ont des projets eux aussi…). Ils privilégient les postes qui leur offrent des possibilités de promotion et d’avancement nets et rapides.

Dans tout cela, beaucoup de bonnes nouvelles pour les employeurs. La génération Y est surdouée en communication et en travail d’équipe. C’est, de plus, la génération avec le niveau d’éducation le plus élevé de l’histoire. Et n’oublions pas leur ceinture noire Twitter et Instagram.

Pour s’accaparer la crème de la crème des Millenials, les startups malignes tentent toutes sortes d’astuces. Dans les années 2000, Google a été un des premiers à proposer des lieux de travail aménagés comme des campus universitaires, avec des salles de sieste et des vendredis réservés aux projets personnels.

Depuis, les jeunes pousses s’efforcent de créer un environnement de travail ludique et créatif. Visitez les locaux de n’importe quelle startup de Berlin à San Francisco, vous aurez plus de chance de retrouver un babyfoot qu’une machine à fax. Les entreprises les plus cool organisent des journées d’équipe dans les “cat café” (tendance venue du Japon où on boit son café entouré de chats).

Pour la génération Y, les règles de l’engagement professionnel ne sont plus les mêmes. Mais sont-ils vraiment mobilisés par le “fun” au travail ?
La bière gratuite du jeudi et les jeans au bureau ne sont pas suffisants pour faire de vos jeunes collaborateurs des employés engagés et fidèles. En effet, la majorité des entreprises ignore l’outil essentiel pour s’assurer l’engagement des Millenials au travail : le feedback.

Génération “self”… ou génération “team” ?

Pourquoi le feedback est-il un outil de gestion indispensable pour les collaborateurs de la génération Y ? D’abord parce que c’est une génération très à cheval sur le travail d’équipe, et qu’il leur faut absolument des commentaires clairs et rapides pour faire progresser leurs projets collaboratifs.

Les Millenials sont à la fois doués et motivés pour le travail d’équipe. C’est peut-être la “génération selfie,” mais il serait tout aussi juste de les nommer “génération team.”

Issus d’une éducation privilégiant le travail en groupe, ils ne ressentent pas forcément le besoin de dépasser leurs collègues en s’accaparant les éloges. Ils sont ravis de faire partie d’une équipe : 88% des jeunes employés préfèrent les milieux de travail collaboratifs et aux milieux compétitifs (Source : Cassandra).

“88% des travailleurs de la génération Y préfèrent les milieux de travail collaboratifs aux milieux compétitifs.”

Cet amour du teamwork va de pair avec leur amour du feedback. Sur les réseaux sociaux, ils “likent” et commentent instantanément les photos de leurs copains. Au travail, ils souhaitent également échanger souvent et rapidement avec leurs managers et collègues.

Selon Aaron Nurick, professeur en psychologie et management à l’université de Bentley (USA), la croissance du web et des réseaux sociaux fait que les travailleurs de la génération Y “recherchent la communication personnelle et les rapports authentiques, en partie parce que ceux-ci se font rare à l’époque actuelle.” Pour les Millenials, donc, communication et partage sont l’ingrédient numéro un de l’engagement.

Connectivité adaptée

C’est également une évolution du style de travail qui fait que les jeunes employés recherchent le partage et l’échange authentique avec leurs collaborateurs. Souplesse, efficacité et connectivité sont leurs mots d’ordre.

Les employeurs proposant un régime de travail souple, adapté aux préférences des Millenials, auront un avantage important par rapport à leurs concurrents, d’autant plus s’ils font appel aux applis et technologies de pointe.

La technologie connectée est indispensable pour booster la productivité et l’engagement chez les Millenials. En effet, les employés nés après 1980 ne voient rien d’extraordinaire au fait d’être toujours connectés, au bureau comme à la maison. Aux USA, plus de 96% des Millenials possèdent un smartphone (Source : Nielsen) et 89% lisent régulièrement leurs mails professionnels en dehors du bureau (Source : Bentley University), avec un taux de pénétration des smartphones semblable à celui de la France.

Pour la génération Y, il tout à fait normal d’utiliser une appli pour commander des sushis ou des vêtements, au même titre que le travail et les échanges virtuels : Slack, Asana, création de Google Doc collaboratif…

Leur mode de travail intègre pleinement la technologie, et s’ils accordent néanmoins une grande valeur au contact direct avec leurs collaborateurs, ils s’appuient tout naturellement sur la facilité et l’immédiateté des applis et autres outils connectés.

Les Millenials souhaitent bénéficier d’un mode de travail souple, avec la possibilité d’intégrer des horaires flexibles, quitte à faire du télétravail un ou plusieurs jours par semaine… des adaptations rendues possible par la technologie, restant en contact avec des réunions à distance sur Skype.

Cela ressemble un peu, voire beaucoup au mode de travail des freelances. Ainsi, avec plus de feedback dans les deux sens — pour écouter vos collaborateurs et les mettre sur le bon chemin — vous trouverez le meilleur moyen de les encadrer et de les accompagner efficacement dans leur travail.

Et le petit plus, c’est que, contrairement à leurs ainés, les Millenials maîtrisent déjà la plupart des technologies qu’il leur faut pour travailler connectés au moment où ils commencent leur premier emploi.

Chercher le pourquoi

Les Millenials cherchent avant tout à se sentir investis au travail. Pourtant, seuls 29% d’entre eux se sentent réellement engagés (Source : Gallup). C’est la génération “WHY” : ils ont besoin d’être motivés et de comprendre le pourquoi de leur travail au jour-le-jour.

“Seuls 29% d’entre eux se sentent réellement engagés”

— Source Gallup

En effet, les Millenials accordent énormément d’importance aux valeurs de l’entreprise. Le salaire reste important, aux États-Unis par exemple, où beaucoup de Millenials ont déjà des dettes importantes avant de compléter leurs études. Cependant, le salaire compte moins que l’éthique d’entreprise, que 95% d’entre eux jugent “très important” dans leur recherche d’emploi (Source : Bentley University). Peut-être parce que c’est la génération qui a vécu (très) jeune la crise économique de 2007, “Occupy Wall Street”, et la remise en question du business sans scrupules…

Gare aux managers qui ne seraient pas à leur écoute. Il leur faut une communication authentique et avant tout une mission commune pour se sentir pleinement investis dans leur travail.

Avant tout, les Millenials veulent se faire entendre, à l’échelle de l’entreprise, voire à l’échelle mondiale. Ils privilégient les emplois et les entreprises ayant un impact positif sur le monde. L’idéal, pour eux, c’est de trouver un poste qui leur offre la possibilité de développer leurs valeurs, leurs aptitudes, et de mettre en œuvre leur créativité et leur sens de la responsabilité.

50% boss, 50% coach : manager les Millenials

Plus que tout autre génération de travailleurs, les Millenials brouillent les limites entre vie privée et professionnelle. Leur souplesse et leur connectivité font partie d’une évolution globale dans le mode de travail.

Les employés de la génération Y possèdent en abondance créativité, compétences techniques et esprit d’équipe. Pour tirer parti de leurs talents, misez sur les formations, la gestion active et le respect mutuel, en leur donnant la parole et en les écoutant réellement.

Engagés, impliqués, ils sont prêts à se donner à fond pour le succès de leur entreprise. Mais ils ont un besoin fondamental de travailler leur “self-développent,” pour continuer à évoluer sur le plan personnel et professionnel.

Pour eux, le manager idéal, c’est un peu Kris Jenner (la maman manager des Kardashian). 50% boss, 50% coach. Une autorité non autoritaire, ouverte et impliquée pour eux.

Mais attention, les Millenials sont allergiques à la micro gestion. Entre directivité et liberté, vous trouverez le juste milieu grâce à des objectifs quantifiables et une communication authentique et fréquente au sein de votre équipe.

L’engagement, d’eux à nous

Quand ils trouvent “le bon” poste, les Millenials deviennent vite des employés fidèles : selon une étude de Kopertynska and Kmiotek, ils resteraient plus longtemps avec une même entreprise que leurs aînés, mais “seulement quand les conditions de travail et le travail lui-même leur conviennent… Les employeurs devront revoir leur stratégie pour motiver [les Millenials] et susciter leur engagement.”

Pour la génération Y donc, l’engagement va dans les deux sens, de l’employeur à l’employé et vice versa.

Guidés par un but commun et une communication ouverte et fréquente, les Millenials sont prêts à s’épanouir au bureau. Avec où sans baby foot.

Article de Christophe, partenaire ZestMeUp.

Mettez un Zest de bonheur dans la vie de votre entreprise!

Patrimoine RH est heureux de vous annoncer son partenariat avec ZEST ME UP!

Pourquoi nous avons décidé de mettre en commun nos expertises?

Lorsque Christophe Bergeon, fondateur de ZestMeUp, nous a contacté, nous avons tout de suite adhéré à sa plateforme qui correspond exactement à notre philosophie.

“« Accompagner les entreprises dans la gestion de leurs ressources humaines pour les rendre meilleures et autonomes en s’appuyant sur le plaisir comme amplificateur »”

— Patrimoine-RH

Oui, le bonheur est aussi en entreprise!

Nous partageons des valeurs et une vision commune :

Toutes les entreprises qui se démarquent, aujourd’hui, savent libérer l’énergie et la créativité de leurs employés. Rendre ses collaborateurs plus heureux permet de contribuer au bien-être des familles et à un monde meilleur!

Quel gestionnaire, responsable RH, ou propriétaire d’entreprise n’a jamais rêvé de pouvoir ressentir facilement le niveau de bien-être et d’engagement de ses employés?

À partir de maintenant, c’est possible avec l’application ZEST.

Imaginez un outil permettant à tous les acteurs de l’entreprise (employés, gestionnaires et dirigeants) de partager ensemble et de façon volontaire sur des sujets aussi importants que :

• Connaitre l’humeur de ses collaborateurs
• Réaliser des diagnostics réguliers à l’aide de sondage (préétabli ou selon vos besoins)
• Faciliter les échanges et solliciter la rétroaction (feedback) en temps réel
• Pouvoir offrir de la reconnaissance entre collègues quand on veut et auprès de qui on veut!
• Partager et concrétiser ses idées au sein de son équipe, département ou à l’ensemble de l’entreprise
• Solliciter des avis, demander des conseils aux bonnes personnes de l’entreprise
• Lancer un nouveau projet, trouver des acteurs souhaitant s’engager à sa réussite et mesurer le niveau d’engagement du groupe sur le projet
• Optimiser les communications internes, kick-off, check-in, points réguliers
• Suivre l’avancée des rencontres de collaborations “Ex. Rencontre d’évaluation annuelle ‘’
• Mesurer le niveau de contribution de chacun à la réussite du groupe
• Connaitre les leviers individuels de motivation de chacun et s’assurer de les prendre en compte
• Automatiser les fêtes, anniversaires d’entrée dans l’entreprise
• Et bien d’autres surprises encore à venir…

Juste en quelques clics!

Vous êtes administrateur, en charge des ressources humaines, vous pourrez bénéficier d’un tableau de bord simple et efficace pour suivre vos indicateurs.

Avec Zest, vous pourrez visualiser l’humeur générale de votre entreprise, mais aussi déceler les signaux faibles (négatifs ou positifs) qui pourraient avoir des effets sur le long terme.

Les objectifs

• Prendre régulièrement le poult de l’humeur des collaborateurs
• Libérer la créativité et favoriser la communication
• Offrir la possibilité aux collaborateurs d’être des acteurs du changement et de l’amélioration continue
• Partager ses trucs et astuces
• Miser sur l’intelligence collective
• Reconnaître l’engagement et le soutien de ses collègues

Découvrez la plateforme et profitez d’un essai gratuit!

Vous aimeriez en savoir davantage et participer à l’une de nos prochaines présentations, inscrivez-vous ici et nous vous informerons très prochainement des lieux et dates.

Ensemble, repensons le monde de l’entreprise, pour le rendre plus agréable! Le management d’aujourd’hui est humain.

Sabine Pouillion - Philippe Zinser

Les Happy-Culteurs RH*

RH pour Restez Heureux